ทุกวันนี้ผู้ประกอบ smes ทั้งหลาย เมื่อจะลงทุนระบบไอทีจะมีค่าใช้จ่ายหลัก ๆ อยู่ 3 ประเภทใหญ่ได้แก่

1. Hardware เครื่องคอมพิวเตอร์  เครื่องพิมพ์ ระบบสายสัญญาณ เครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับสำนักงานนั้น วันนี้เรียกได้ว่าไม่ได้แพงแล้ว เครื่องหนึ่ง ๆ เพียง 9,000-13,000 ก็ใช้งานได้แล้ว (งานเอกสาร บัญชี อินเตอร์เนต)

2. Software จะมีระบบปฏิบัติการ ซอฟต์แวร์สำนักงาน ซอฟต์แวร์เฉพาะทางอื่น ๆ อีก เช่น งานออกแบบกราฟิกส์ งานออกแบบทางวิศวกรรม ซึ่งรวม ๆ แล้ว เครื่องคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่อง จะต้องใช้ซอฟต์แวร์พื้นฐานประมาณ 5 ตัว (Windows Office ดูหนัง ฟังเพลง จัดการรูปภาพ) ราคาซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์ทั้งหมดประมาณ 29,000 บาท

แต่หากเป็นซอฟต์แวร์เฉพาะทางอื่น ๆ ราคาจะแพงขึ้นแตกต่างกันไป

3. Training อบรมการใช้งานซอฟต์แวร์ ใช้งานระบบสำหรับพนักงานแต่ละกลุ่มงานและแต่ละวัตถุประสงค์

ขอพูดถึงเรื่องซอฟต์แวร์ วันนี้บางท่านก็พอทราบข่าวบ้างแล้ว บางท่านก็ยังไม่ทราบว่า ปัจจุบัน Ubuntu เป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถนำมาใช้งานแทน Windows xp Windows7 ได้ และมีโปรแกรมสำนักงาน OpenOffice ใช้แทน Micorosoft Office ได้เลย ที่สำคัญคือ Ubuntu ฟรี OpenOffice ก็ฟรี ไม่ต้องจ่ายค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ใด ๆ มีการพัฒนาอยู่สม่ำเสมอ มีการ Update ใหม่ ๆ ทุก ๆ 6 เดือน ไม่มีปัญหาเรื่องไวรัส และสามารถเลือกใช้ได้หลายภาษา รวมทั้งภาษาไทยด้วย

แต่การจะนำ Ubuntu มาใช้งานในสำนักงาน ในเบื้องต้นนั้นจำเป็นต้องฝึกอบรมพนักงานกันใหม่ก่อน ซึ่งระบบการทำงานหลาย ๆ ของ Ubuntu ไม่เหมือน Windows หน้าตาก็ไม่เหมือน พนักงานหลาย ๆ คนก็ไม่เคยใช้ ไม่คุ้น แต่เมื่อได้ฝึกหัดใช้งานไปสักระยะ 1-3 เดือนจะคุ้นเคยและรู้สึกได้ว่า Ubuntu ใช้งานง่าย มีประสิทธิภาพ และเป็นซอฟต์แวร์ทางเลือกที่น่าสนใจตัวหนึ่ง

บริษัท กิจการที่ไม่ต้องการมีปัญหาเรื่องลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ อาจลองหา UBUNTU อูบุนตู ระบบปฏิบัติการทดแทน Windows มาใช้งานดูแล้วค่อยพิจารณาว่า เหมาะสมกับองค์กรท่านหรือไม่